第一章 总 则
第一条 为规范江苏省地质矿产资源经济学会（以下简称“学会”）公文、印章及档案管理等工作，根据《江苏省党政机关实施〈党政机关公文处理工作条例〉细则（试行）》的有关规定，结合学会实际制定本实施办法。
第二条 学会秘书处承担学会公文、印章及档案管理等工作职能，明确专门工作人员承担相关工作。
第二章 公文管理
第三条 学会公文管理包括学会发文办理、收文办理和整理归档等工作。
第四条 发文办理。以学会名义印发的公文，由学会秘书处负责拟制，经秘书长或驻会副秘书长审核后，报学会理事长或驻会副理事长签发。其中，学会上行公文和重要的下行公文，由学会理事长签发；一般公文由驻会副理事长或秘书长签发；会议纪要由主持会议的学会领导签发。
第五条 收文办理。学会收文由秘书处工作人员统一签收、登记、编号，经驻会副秘书长批办、学会有关领导阅示后传阅办理。学会秘书处负责收文办理情况的督办工作。
第六条 整理归档。学会公文办理完毕后，按照档案管理有关要求，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料（包括音像资料）收集齐全，整理归档。
第七条 公文管理遵循保密原则。凡标明密级或内部资料的公文，应严格按照有关规定办理。
第三章 印章管理
第八条 学会印章是学会运行和行使职权的法定凭证和工具。学会印章包括学会社团法人印章、财务印章、法定代表人印章及其它学会印章等。学会印章管理包括印章刻制、启用、销毁和保管等。
第九条 学会印章由学会秘书处按照有关规定程序负责刻制，印章刻制后按照有关规定程序启用。学会社团法人印章、法定代表人印章由学会秘书处负责保管，财务印章由财务专门人员负责保管，其它印章分别指定有关人员保管。
第十条 学会印章使用实行登记审批制度。制发公文使用印章按照公文审批程序办理；财务印章使用按照财务有关规定办理；其它用印根据有关内容分别履行登记审批手续。
第十一条 学会印章不得私用，不得委托他人代管，不得带出办公场所使用。因特殊情况委托他人代管和带出办公场所使用的，须经学会秘书长同意并履行相关手续。
第四章 档案管理
第十二条 学会档案是学会发起成立及运行过程中形成的具有保存价值的原始资料，包括纸质、电子、图片和实物资料等。学会档案管理包括档案的收集、整理和保管等。
第十三条 学会档案主要包括以下内容：
（一）会员入会申请资料、会员登记表和会员名册；
（二）学会章程和规章制度；
（三）学会工作计划、总结和重要活动方案；
（四）学会制发的公文及有关文字材料；
（五）上级来文及有关信函资料；
（六）学会各类会议记录、会议纪要；
（七）学会开展活动形成的有关资料；
（八）学会财务凭证、会计账簿、会计报表等；
（九）学会签订的各类合同、协议：
（十）其它需要保存的有关资料等。
第十四条 学会工作人员应强化档案意识。凡开展工作和活动形成具有保存价值的有关资料均要收集归档。收集归档的档案资料应及时、准确、完整。
第十五条 档案整理应及时移交档案管理人员保管。单项工作形成的档案资料工作结束后及时归档移交；连续性工作形成的档案资料按年度归档移交。档案资料应选择合适的存储介质在安全、稳定、可靠的区域保管。
第十六条 学会档案资料的查阅和使用实行严格的登记审批流程。查阅和使用重要的档案资料由学会理事长、驻会副理事长、秘书长审批同意；查阅和使用一般性的档案资料由驻会副秘书长审批同意。
第十七条 学会档案按照有关规定确定保存期限。档案保管期满需要销毁时，由档案管理人员、档案涉及人员、学会理事长、驻会副理事长、秘书长共同鉴定，按照规定的有关程序予以销毁。
第五章 附 则
第十八条 本实施办法自颁发之日起实施。本实施办法由学会秘书处负责解释。
江苏省地质矿产资源经济学会
2024年2月22日
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